За місяць : 1104
статей : 1008
| Рубрики : | Науки документно-комунікаційного циклу → Архівознавство |
Архівний документ – документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функцію, заради якої був створений фізичними чи юридичними особами під час їхньої діяльності, однак, з огляду на його історичну, наукову, культурну цінність і значущість та як джерело ретроспективної інформації підлягає постійному або тимчасовому зберіганню.
Задля забезпечення належної схоронності А. д. та їх удоступнення з метою знаходження ретроспективної інформації, абсолютна більшість з них зберігаються в спеціалізованих установах (архівах), у т. ч. заснованих фізичними та / або юридичними особами приватного права, або в архівних підрозділах будь-якої організації, зокрема архівах бібліотек. А. д. можуть зберігатися власником (фізичною особою) також і поза архівом чи архівним підрозділом, наприклад удома і розглядатися як приватне архівне зібрання.
А. д. вирізняються різноманітністю за видом матеріального носія (глиняні таблички, сувої, пергаменти, окремі паперові аркуші чи їх стоси, мапи, світлини, фотоплівки, компакт-диски, мікрофільми, книжки, брошури, газети, журнали, плакати, малюнки, креслення, записники, посвідчення особи тощо).
В архівному законодавстві України, зокрема в Законі України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (2001) А. д. розглядається як предмет рухомого майна, а його власником може бути як держава, так і приватна особа. В українському архівознавстві поняття «архівний документ» не тотожне поняттю «документ Національного архівного фонду» (НАФ). Останнє тлумачать як документ, культурна цінність якого визнана за результатами експертизи, здійснюваної комісією з фахівців архівної справи і справочинства, представників наукової і творчої громадськості, та який підлягає державному обліку і зберіганню. Документи НАФ можуть перебувати в будь-якій формі власності, передбаченій Конституцією та законами України. Водночас А. д., які до 1991 р. перебували на державному обліку та зберігалися в державних архівних установах, беззастережно належать до НАФ і є власністю держави. Вилучення документів НАФ у власника або уповноваженої ним особи без їхньої згоди забороняється, крім випадків, передбачених законами України.
А. д., що нагромадилися за час діяльності державних органів, підприємств, установ та організацій, а також документи, які передані державним архівним установам іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, також є власністю держави.
А. д., що утворилися за час існування органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, передані архівним відділам міських рад іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальних громад.
В окремих випадках, коли А. д. не мають власника або їхній власник невідомий, вони переходять у власність держави на підставі рішення суду, винесеного за заявою державної архівної установи, крім випадків, передбачених законами України.
Для розуміння сутності А. д. важливим є й поняття «життєвий цикл документа» (термін уведений у науковий обіг у 1940 р. американським архіваріусом, президентом Товариства американських архівістів Ф. Бруксом).
Життєвий цикл документа, залежно від особливостей функціонування діловодних систем і принципів організації архівної справи в різних країнах, може мати певні відмінності. Загалом прийнято вважати, що життєвий цикл документа має три стадії: 1) документ є чинним і виконує управлінську функцію, тобто є регулятором відносин у суспільстві й державі (триває приблизно 5 років); 2) документ припинив виконання функцій, заради яких його було створено, проте ще не використовується як історичне джерело (до 10 років); 3) документ – історичне джерело, меморіальна функція якого зумовлює потребу в його архівному (вічному) зберіганні.
Задля забезпечення умов такого зберігання необхідно враховувати матеріальну основу кожного А. д., у разі потреби – здійснювати комплексні заходи з його реставрації і консервації, створення страхової копії, забезпечувати належний температурно-вологісний режим в архівосховищі, превентивно запобігати несанкціонованому доступу до нього, втратам тощо.
У бібліотеках, інформаційних установах різного типу, де зберігаються великі масиви документів на паперових, електронних та інших носіях, певна їх частина також мають усі ознаки А. д. Це насамперед документи, які циркулювали певний час у справочинстві установи для інформаційного забезпечення її діяльності (за номінальними характеристиками фіксації інформації це накази, положення, інструкції, протоколи нарад, засідань, доповідні записки, плани, звіти, особові справи, листування тощо), втратили чинність і перебувають у другій та третій стадіях свого життєвого циклу, з поступовим переміщенням до архівного підрозділу (архіву бібліотеки). Найцінніша частина таких А. д. після закінчення терміну зберігання в установі передається на постійне зберігання до державного або іншого архіву. Такі А. д. належать до НАФ, а строк зберігання «Постійно» означає, що вони мають зберігатися довічно під охороною держави. Інші А. д., згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, належать до категорії з тимчасовим (від 3 до 5 років) або тривалим (від 10 до 75 років) строком зберігання і після закінчення цих термінів, зазвичай, утилізуються.
Для окремих видів А. д., що мають тривале практичне значення, можуть не встановлюватися конкретні строки зберігання. Так, А. д. з відміткою «Доки не мине потреба» означає, що строк їх зберігання визначається організаціями самостійно, але не може бути меншим одного-трьох років. Водночас такий строк не може встановлюватися для документів, що мають юридичну чинність протягом певного часу (договори, контракти з постачання продукції, документи з обліку товарно-матеріальних цінностей тощо).
Існують також А. д. з відміткою про строк зберігання «До ліквідації організації». Такі документи безстроково зберігаються в організації, а у разі її ліквідації вони підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.
За умовами зберігання, використання й обліку фактично прирівнюється до А. д. (хоча у нормативно-правових актах таке визначення за ними не закріплено і їх не обліковують як архівні) особлива частина бібліотечного фонду: унікальні, рідкісні, особливо цінні, краєзнавчі видання, книжкові пам’ятки, книги з інскриптами видатних осіб, меморіальні бібліотечні колекції тощо, тобто ті, які не перебувають у відкритому доступі, користувачам за межі книгозбірні не видаються з огляду на культурну, наукову, історичну цінність цих документів, бо їх втрату неможливо компенсувати. Насамперед це стосується фондів національних бібліотек України, що мають особливий статус і призначення, виконують функції сховищ документно-інформаційних ресурсів державного значення, всіх ОУНБ, окремих спеціальних бібліотек. Такі документи не підлягають списанню, окрім випадків стихійних лих та надзвичайних ситуацій.
До Другої світової війни збірки цінних А. д. у фондах бібліотек УРСР були звичним явищем. Утворювалися ці збірки по-різному: як результат цілеспрямованого збирання книжково-рукописних старожитностей громадськими об’єднаннями, культурно-просвітницькими інституціями, навчальними закладами, науковими товариствами, окремими особами – шанувальниками старовини, пізніше – за волею фондоутворювачів, унаслідок ліквідації чи реорганізації багатьох інституцій радянською владою у 1918–1940 рр. Так, у Центральній єврейській бібліотеці ім. М. Вінчевського в Києві один із чотирьох відділів мав назву «архівний». У ньому зберігалися фонди А. д., що утворились у результаті діяльності єврейських політичних партій – Бунду, Поалей-Ціон, Фолкспартей та низки інших, а також ліквідованих у 1920–1930-ті роки організацій і установ. Так само в Центральній польській державній бібліотеці у Києві значна частина фонду мала статус архіву і документи з нього читачам додому не видавались. Велике і цінне зібрання А. д. мала Київська обласна бібліотека ім. ВКП(б), нині – Національна бібліотека України імені Ярослава Мудрого, яке було безповоротно втрачене під час нацистської окупації Києва.
У структурі Національної бібліотеки України імені В. І Вернадського (НБУВ) з вересня 1992 р. діє Інститут архівознавства, який є головним архівним підрозділом у системі НАН України з питань формування, зберігання, обліку й використання документів Архівного фонду НАН України і науково-методичним центром для мережі архівних підрозділів НАН України, надає консультаційну та практичну допомогу з питань документування діяльності академічних установ, формування в них архівних фондів та роботи діловодних і архівних підрозділів. Попередниками Інституту були: з березня 1968-го по січень 1984 р. – Центральний науковий архів АН УРСР, надалі, до 1992 р., – відділ архівних фондів. В Інституті зберігаються майже 300 особових фондів видатних учених (загалом понад 40 000 архівних справ, що містять сотні тисяч А. д.). Так само практично всі документи, які перебувають у таких структурних підрозділах НБУВ, як Інститут рукопису НБУВ, Фонд Президентів України (який за своєю суттю є унікальною бібліотечно-архівною колекцією), у Львівській національній науковій бібліотеці України імені Василя Стефаника (у відділах рукописів, україніки, рідкісної книги; науковому відділі періодичних видань імені Мар’яна та Іванни Коців; відділенні «Палац мистецтв імені Тетяни і Омеляна Антоновичів»; кабінеті картографії), у Науковій бібліотеці Запорізького відділення Інституту української археографії та джерелознавства імені М. С. Грушевського (відділ рукописів), також є архівними. Архівні фонди мають й інші бібліотеки – Харківська державна наукова бібліотека імені В. Г. Короленка, деякі ОУНБ та наукові й науково-технічні бібліотеки національних університетів і деяких інших закладів вищої освіти ІІІ–IV рівнів акредитації.
А. д. є й велика частина фонду Державної наукової архівної бібліотеки (ДНАБ, створена в січні 1972 р.), яка має статус юридичної особи, підпорядкованої Державній архівній службі України. Зокрема, це значна кількість друків, що належали до Празького українського архіву (ця умовна назва, введена в наукову літературу, охоплює сукупність документальних колекцій української еміграції, зібраних у Празі в міжвоєнний період у трьох музейно-архівних осередках – Українському національному музеї-архіві при Українському інституті громадознавства, Українському історичному кабінеті та Музеї визвольної боротьби України). Після Другої світової війни ці та інші трофейні колекції, пов’язані з Україною, були передані в УРСР і розподілені між кількома центральними державними архівами, КДБ УРСР та ДНАБ. Так, у ДНАБ зберігаються багато друкованих документів, які існують в одному примірнику, або відсутні в інших бібліотеках України, зокрема: унікальні штабні мапи часів воєн першої половини 20 ст. з оперативною дислокацією військових підрозділів, фронтів УНР; радянські та білогвардійські листівки і плакати; видання періоду Української революції 1917–1921 рр.; друки української еміграції, загонів УПА, нацистської окупаційної влади в Україні; малотиражні нормативні матеріали та методичні розробки архівних установ; бібліотечна збірка Рейхскомісаріату України (понад 1 500 пр. видань), книги і періодика іноземними мовами тощо.
Цінні архівні колекції україніки зберігаються в Українській бібліотеці імені Симона Петлюри в Парижі, в інших книгозбірнях української діаспори, а також у монастирських і університетських книгозбірнях у Канаді, США, Великій Британії, Польщі, Німеччині, Австрії та інших країнах.
Всі видання, що зберігаються у Книжковій палаті України, теж фактично мають ознаки А. д., оскільки ця наукова установа як головне сховище всіх видів друкованої продукції, випущеної в Україні, з-посеред низки покладених на неї функцій займається й комплектуванням та збереженням повного і недоторканного фонду Державного архіву друку.
Чепуренко Я. Система документопостачання бібліотечно-архівної колекції «Фонд Президентів України» / Я. Чепуренко // Бібл. вісн. – 2003. – № 3. – С. 2–5.
Палієнко М. Архівні центри української еміграції (створення, функціонування, доля документальних колекцій) / М. Палієнко. – Київ : Темпора, 2008. – 688 с.
Архівні установи України : довідник. У 2 кн. Т. 2 : Наукові установи, музеї, бібліотеки / Держкомархів України, Укр. н.-д. ін-т архів. справи та документознавства ; упоряд.: С. Артамонова, А. Майстренко, Л. Одинока, Р. Романовський ; редкол. тому: І. Матяш (голова), О. Мельниченко, Ю. Прилепішева, Н. Христова. – Київ. – Кн. 1. – 2010. – XXVIIІ, 604 с. ; Кн. 2. – 2012. – XXVII, 602 с.
Васильченко М. М. Організація зберігання архівних документів як соціально-комунікаційний процес / М. М. Васильченко // Культурологія та соціальні комунікації: інноваційні стратегії розвитку : матеріали міжнар. наук. конф., 8–9 груд. 2011 р. / М-во культури і туризму України, Харків. держ. акад. культури, Акад. мистецтв України, Ін-т культурології, Упр. культури і туризму Харків. обл. держадмін. ; редкол.: В. М. Шейко, Н. М. Кушнаренко, М. М. Каністратенко [та ін.]. – Харків : ХДАК, 2011. – С. 201–203.
Стрілець Н. Проблеми архівного збереження документів в українських бібліотеках / Н. Стрілець // Вісн. Кн. палати. – 2012. – № 12. – С. 29–31.
Архіви, колекції та зібрання державних, громадських та релігійних установ у фондах Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського : путівник / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського, Ін-т рукопису ; редкол.: Л. А. Дубровіна (голова), Г. В. Боряк, Н. М. Зубкова [та ін.] ; авт.-уклад.: О. П. Бодак, О. С. Боляк, С. О. Булатова [та ін.]. – Київ, 2015. – 328 с.
Лосієвський І. Я. Особові архівні фонди у ХДНБ ім. В. Г. Короленка як джерела з історії науки та культури України // Короленківські читання 2016. «Бібліотеки, архіви, музеї: інтеграція до світового наукового та історико-культурного простору» : матеріали ХІХ Міжнар. наук.-практ. конф., Харків, 12 жовт. 2016 р. : у 2 ч. / Харків. держ. наук. б-ка ім. В. Г. Короленка, Харків. держ. акад. культури, Харків. обл. від-ня (філія) ВГО «Укр. бібл. асоц.». – Харків, 2017. – Ч. 2. – С. 3–11.
Збанацька О. М. Розкриття змісту архівних документів: тезаурусний підхід / О. М. Збанацька // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія . – 2018. – № 4. – С. 52–64.
_____________________